Walka z czasem. Wygraj ją!

„Czas to pieniądz” - każda agencja interaktywna świetnie zdaje sobie sprawę z prawdziwości tego stwierdzenia. Opinię podzielają również freelancerzy, czy osoby zajmujące się zleceniami po godzinach. Dlatego stworzyliśmy listę aplikacji, które stanowią nieocenioną pomoc w zarządzaniu swoim czasem.

Czego nie robić?

Od kilku lat słychać doniesienia o szczęśliwych Szwedach, których dzień roboczy trwa jedynie 6h. Pewnie nie raz zadawałeś sobie pytanie jak to możliwie, skoro Ty pracując całe 8h nie możesz sprostać wyznaczonym zadaniom właśnie dlatego, że czasu masz wciąż za mało. Pytanie, które musisz sobie zadać nie brzmi jak oni to robią, a raczej czego nie robią.

Szwedom pracującym w firmach, w których wprowadzono 6-godzinny tryb pracy, zakazano zajmowania się prywatnymi sprawami takimi jak robienie przelewów, czy korzystanie z mediów społecznościowych (,które notabene potrafią być prawdziwymi rozpraszaczami pochłaniającymi nierzadko nawet godziny pracy).

Jest to z pewnością dobry patent na skupienie się na pracy, ale niestety nie do końca wykonalny np. przez przedstawicieli zawodów, których jednym z obowiązków jest opieka nad social mediami. Kluczowe wydaje się więc, nie ograniczenie dostępu do tychże mediów, ale wyselekcjonowanie na nie odpowiedniej ilości czasu.

Skuteczny plan

Priorytetem jest opracowanie dobrego planu uwzględniającego konkretną ilość czasu, który chcemy przeznaczyć na daną czynność. Dzięki temu nie będziemy się rozpraszać i po prostu zaczniemy się ze wszystkim wyrabiać, nawet jeśli pracujemy nad kilkoma projektami jednocześnie. Przy opracowywaniu planu z nadawaniem priorytetu pomocne nam będą aplikacje. Na rynku jest ich mnóstwo, poniżej przedstawiamy kilka najciekawszych, na które warto zwrócić uwagę.

Pomocne aplikacje

Rescuetime – to narzędzie analizujące czas spędzany we wszystkich aplikacjach i programach zainstalowanych na komputerze i telefonie (Jeśli zalogowałeś się na to samo konto korzystając zarówno z telefonu jak i komputera, aplikacja zliczy czynności wykonywane na obydwu urządzeniach). Istotne, że program zlicza wyłącznie czas, który rzeczywiście poświęcasz na daną czynność. Jeśli podczas serfowania po Internecie otworzysz Worda, aplikacja liczy wyłącznie czas spędzony w programie. Rescuetime daje możliwość przypisywania do wykonywanych czynności odpowiedniego poziomu produktywności. W ten sposób obecność na portalach społecznościowych możemy określić jako bardzo rozpraszającą, a uzupełnianie tabelek Excela jako bardzo produktywne. Rescutime umożliwia również precyzowanie celów takich jak np. spędzanie konkretnej ilości godzin w danym programie lub na stronie internetowej (przykładowo możemy ustawić, że na media społecznościowe chcemy poświęcić jedynie 2h tygodniowo). W wersji premium można również ustawiać alerty, który informują nam o przekroczeniu ustawionego przez siebie limitu czasowego. Rescutime dosłownie stara się ratować nasz czas. Dzięki cotygodniowym raportom przychodzącym na naszego e-maila oraz ich przystępnej formie (wykresy) możemy sprawdzić na co tracimy najwięcej czasu i co możemy zrobić, aby to zmienić.

Focus booster – to mała aplikacja, która pomaga zapanować nad swoją produktywnością, zdyscyplinowaniem i skupieniem uwagi. Program umożliwia ustawienie sesji, czyli czasu określonego do wykonania zadania. Przy czym, maksymalny czas wynosi jedynie 1,5 h (wg twórców aplikacji tylko tyle człowiek może wytrzymać w maksymalnym skupieniu). O zakończeniu sesji informuje nas alarm. Po jego wyłączeniu, przychodzi czas na obowiązkową przerwę (tutaj czas określamy w przedziale 1-30 min). Focusbooster jest małym, ale bardzo przydatnym narzędziem, które pozwoli nam zarządzać swoim czasem, także dzięki regularnym przerwom, zadba o nasze zdrowie.

Toggl – to niezwykle prosta aplikacja mierząca czas, który poświęcamy na wykonywanie poszczególnych czynności. Narzędzie jest niezwykle pomocne i intuicyjne w obsłudze. Zadanie, które dodaliśmy możemy spauzować, po czym znów naliczać mu czas. Świetnym udogodnieniem jest również możliwość tagowania i udostępniania czynności innym współpracownikom. Zaletą Toggla jest cotygodniowy raport dotyczący naszej działalności z poprzedniego tygodnia, którego otrzymujemy na swojego e-maila, dzięki czemu możemy przeanalizować swoje pracę. Pomocne będą w tym również dostępne w aplikacji wykresy.

Trello – jest jedną z najbardziej znanych aplikacji służącej do zarządzania zadaniami. Dzięki niej nie potrzebujemy już niszczących opuszki palców, tablic korkowych, czy kolorowych przypiętych do monitora karteczek, które tylko niepotrzebnie nas rozpraszały. Trello służy właśnie do tworzenia tablic z zadaniami, do których możemy dodawać kolejne karty. Każdą kartę możemy w dowolnej chwili edytować dodając lub usuwając listę zadań. Możemy również dodawać do niej etykiety, naklejki, aplikacje (np. Google Drive), czy członków zespołu. Trello daje możliwość decydowania o statusie tablicy. Do wyboru mamy tablicę prywatną, zespołową oraz publiczną (tablica dostępna dla wszystkich, które mają do niej link).

Nozbe – to jedyna polska propozycja w całym zestawieniu i jedna z najstarszych. Nozbe powstało już 10 lat temu i zyskało popularność w USA oraz Japonii. Swoją funkcjonalnością przypomina, wspomniane już wyżej, „Trello”. Głównym celem aplikacji jest pomoc w zarządzaniu zadaniami. W programie możemy robić listy zdań, nadawać im priorytety, czy automatycznie zapisujące się w kalendarzu terminy wykonania zadania. Tym, co na pewno wyróżnia Nozbe są szablony zawierające listę czynności, które zdarza nam się powtarzać. Dzięki temu, nie musimy za każdym razem opracowywać nowej listy zadań.

Podsumowując

Oszczędność czasu podobnie jak i inne wyznaczone przez nas cele wymagają dobrej organizacji i systematyczności.  Dlatego warto pamiętać o tym, że choć korzystanie z wyżej opisanych aplikacji najpewniej korzystnie wpłynie na efektywność naszej pracy, będzie wymagało od nas przede wszystkim konsekwencji w ich stosowaniu.

Mamy nadzieję, że powyższe aplikacje okażą się pomocne podczas realizacji nowych projektów i ustrzegą Cię przed niechcianym zaginaniem czasoprzestrzeni oraz nieplanowaną pracą po godzinach;)