Niezbędnik pracy zdalnej - poznaj najlepsze narzędzia

Ewa Kontowska

Ewa Kontowska

Junior Account Manager / O autorze

W obliczu kwarantanny przejście na tryb pracy zdalnej stało się koniecznością dla wielu firm. Szacuje się, że ok. 67% polskich przedsiębiorstw działających dotychczas  z biura, zdecydowało się na home office. Jak odnaleźć się w tej nowej sytuacji?

Z pomocą przychodzi wiele przydatnych (i często dostępnych w darmowej wersji!) narzędzi. Jeśli jeszcze nie miałeś okazji pracować w trybie home office, to ten wpis jest dla Ciebie! Poznaj najlepsze aplikacje, które naszym zdaniem ułatwią kontakt z zespołem projektowym, planowanie zadań i organizację pracy!

Narzędzia do komunikacji

Możliwość swobodnej rozmowy pomiędzy pracownikami to podstawa – o ile na miejscu jest to coś zupełnie naturalnego, o tyle zdalnie jest to kwestia wymagająca dłuższego przemyślenia. Na szczęście opcji jest sporo, a każda niesie ze sobą różne korzyści – do wyboru, do koloru!

Skype

Zacznijmy od jednego z najbardziej znanych i powszechnie dostępnych komunikatorów – Skype. Jego zaletą jest przede wszystkim cena – a raczej jej brak. Skype daje możliwość rozmowy tekstowej, głosowej i wideo. Dodatkowo w przypadku dwóch ostatnich w rozmowie może uczestniczyć aż 50 osób na raz. Umożliwia to sprawne organizowanie spotkań, konferencji lub briefingów dla małych i średnich firm.

Aplikacja pozwala również na wymazanie tła lub zastąpienie go wybranym obrazem podczas rozmowy wideo, co ułatwia skupienie całej uwagi na rozmówcy. Każdą rozmowę można dodatkowo nagrać, a w razie potrzeby udostępnić swój ekran.

Microsoft Teams

Rekomendowaną przez wielu alternatywą dla Skype jest Microsoft Teams. Aplikacja jest co prawda płatna, ale bardziej ukierunkowana na biznesowe użytkowanie. Oprócz możliwości komunikacji, w programie zapisać możemy również ważne dokumenty, kontakty i daty. Dodatkową zaletą wyróżniającą Microsoft Teams na tle konkurencji jest dostęp do narzędzi z pakietu Office 365 z poziomu aplikacji. Podobnie jak w przypadku Skype, program oferuje możliwość rozmowy tekstowej, głosowej i wideo.

Aplikacja ma również większy limit osób mogących brać udział w dwóch ostatnich typach rozmowy. Obecnie liczba ta wynosi 250, co jest niewątpliwą zaletą dla dużych firm. Podczas rozmowy skorzystać można z opcji wymazania tła lub zastąpienia go innym obrazem, a także m.in. udostępniać ekran i nagrywać spotkania.

Zoom

Innym, wartym polecania narzędziem jest Zoom . Aplikacja pozwala na organizowanie wideokonferencji w HD, w których udział brać może aż 1000 osób jednocześnie. Podczas rozmów można udostępniać pliki i ekrany – program posiada również wiele wbudowanych narzędzi do współpracy. Umożliwiają one umieszczanie adnotacji w wideo lub integrację wideokonferencji z kalendarzem. Dodatkowo Zoom daje możliwość prowadzenia transmisji dla max. 10 000 osób, co świetnie sprawdza się więc w przypadku webinarów i szkoleń.

Zdecydowanie warto przyjrzeć się również innym komunikatorom nastawionym na biznes, takim jak m.in. Slack, Chanty, Workzone lub Fleep. Każdy z nich oferuje możliwość sprawnej, ciągłej komunikacji typu „instant-messaging”, pozwala dzielić się plikami i ustawiać powiadomienia lub przypomnienia odnośnie m.in. zaplanowanych rozmów wideo. Dodatkową zaletą jest możliwość tworzenia grup dyskusyjnych, co pozwala na zachowanie aktywnej komunikacji w obrębie poszczególnych zespołów. Niektóre z powyższych aplikacji dostępne są również w wersji darmowej, co pozwala na uprzednie sprawdzenie aplikacji pod kątem potrzeb firmy i jej pracowników.

Warto pamiętać, że narzędzia do komunikacji nie tylko ułatwiają kontakt z zespołem i ułatwiają codzienną pracę, ale również pozwalają na integrację i zachowanie dobrych relacji pomiędzy współpracownikami. Jest to szczególnie ważne w obecnej sytuacji.

Narzędzia do planowania pracy

Wielu osobom praca zdalna kojarzy się z dezorganizacją i zmniejszoną produktywnością, a przecież wcale nie musi tak być! Z poziomu własnego domu można zarówno w prosty sposób zaplanować pracę, jak i sprawnie kontrolować progres każdego projektu.

Trello, Kanban i Asana

Jednym z czołowych narzędzi służących do planowania i kontroli zadań w zespole jest Trello. To wirtualna tablica, do której dodać można wszystkich członków zespołu i na bieżąco przydzielać im zadania. Takie rozwiązanie pozwala na wyznaczanie sobie ram czasowych, dzielenie się pracą i stałą weryfikację postępów – dodatkowo do poszczególnych tasków dodawać można związane z nimi linki i załączniki.

Na podobnej zasadzie działają m.in. Kanban i Asana. Każde z tych narzędzi dostępne jest z poziomu przeglądarki, dzięki czemu nie trzeba pobierać żadnego dodatkowego oprogramowania. W przypadku Kanbana dodatkową zaletą jest również możliwość formatowania tekstu. Z własnego doświadczenia wiemy, że wirtualna tablica zadań świetnie sprawdza się podczas cotygodniowych briefiengów!

Toggl, Desk Time i Everhour

Kontrolę pracy można przeprowadzać dodatkowo dzięki narzędziom takim jak Toggl, Desk Time lub Everhour. Co wspólnego mają te trzy serwisy? Mierzą czas poświęcony na dane zadanie i pozwalają na generowanie szczegółowych raportów dziennych. Pozwala to nie tylko na stałe kontrolowanie przepracowanych godzin, ale stanowi również świetną motywację do działania i pozwala sprawdzić, ile czasu zajmują konkretne zadania. Dzięki temu planowanie pracy w przyszłości staje się bardziej efektywne, a ustalone ramy czasowe – realne i rzadko przekraczane. Dodatkowo aplikacje tego typu dają możliwość dodania wielu projektów, co ułatwia późniejsze liczenie godzin poświęconych danemu klientowi.

Nie ma jak w domu

Praca zdalna nie jest taka straszna, jak może się wydawać. Rynek oferuje firmom wiele narzędzi ułatwiających przejście na ten tryb. Choć z pewnością każde z nich jest pomocne, należy zastanowić się, które będzie najbardziej odpowiadać specyfikacji danego przedsiębiorstwa. Co najważniejsze – warto również pamiętać o możliwie maksymalnym oddzieleniu pracy od domu i zapewnieniu sobie odpowiedniej dawki wyciszenia i odpoczynku po codziennych zadaniach 🙂

Ewa Kontowska

Ewa Kontowska

Junior Account Manager

Wielbicielka researchu, miłośniczka zwierząt oraz seriali z lat 80-tych i 90-tych.

Zadzwoń: +48 61 661 48 58

Napisz: biuro@mda.pl